Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 01/07/2022, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh tại Việt Nam bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng loại hình này,.

Dưới đây là tổng quan chi tiết về HĐĐT dựa trên các nguồn tài liệu:

Việc áp dụng HĐĐT không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn mang lại nhiều giá trị vận hành:

• Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn, vận chuyển bằng bưu điện và kho bãi lưu trữ hóa đơn giấy,.

• Tối ưu thời gian: Rút ngắn 67% thời gian xử lý hóa đơn và tăng tỷ lệ xử lý tự động lên đến 85%. Khách hàng có thể nhận hóa đơn ngay lập tức qua Email hoặc SMS.

• An toàn và Bảo mật: Hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế nên không thể làm giả. Dữ liệu được lưu trữ an toàn trong 10 năm trên nền tảng đám mây, tránh rủi ro cháy, hỏng hay thất lạc,.

• Quản lý hiệu quả: Dễ dàng tra cứu, tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mọi lúc mọi nơi để phục vụ kê khai thuế,.

Mỗi đơn vị cung cấp đều có những ưu thế riêng phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp:

• Viettel (S-Invoice): Có hạ tầng mạng lớn, bảo mật nhiều lớp với trung tâm dữ liệu đạt chuẩn Tier 3. S-Invoice hỗ trợ mạnh mẽ các loại hóa đơn đặc thù như hóa đơn từ máy tính tiền, tem, vé điện tử.

• Bkav eHoadon: Được đánh giá là dễ sử dụng, không cần cài đặt (sử dụng hoàn toàn online). Đặc biệt, Bkav thường có các gói ưu đãi miễn phí chữ ký số đi kèm.

• P.A Việt Nam (Hoadon30s): Là nhà cung cấp có đường truyền trực tiếp đến Tổng cục Thuế, đảm bảo thời gian phát hành hóa đơn cực nhanh. Họ cung cấp gói "Trải nghiệm miễn phí" lên đến 1.000 số hóa đơn cho khách hàng mới.

• EasyInvoice: Đơn vị đứng Top 1 thị trường về khả năng kết nối thành công với Tổng cục Thuế. Phần mềm này tích hợp tốt với hệ sinh thái quản lý bán hàng EasyPos và phần mềm kế toán EasyBooks.

• MISA meInvoice: Tiên phong ứng dụng công nghệ Blockchain để bảo mật hóa đơn. meInvoice tích hợp sâu với phần mềm kế toán MISA, giúp tự động hạch toán doanh thu và lập tờ khai thuế.

• Bizzi Invoice: Tập trung vào tự động hóa toàn diện, sử dụng công nghệ AI và OCR để trích xuất dữ liệu hóa đơn đầu vào với độ chính xác trên 90%,.

Thông thường, chi phí cho HĐĐT bao gồm ba loại chính:

1. Phí khởi tạo: Là phí khai báo tài khoản và thiết lập hệ thống lần đầu, thường dao động khoảng 500.000 VNĐ,,. Một số đơn vị có thể miễn phí phí này cho các gói số lượng lớn.

2. Phí gói hóa đơn: Giá tiền phụ thuộc vào số lượng hóa đơn mua. Mua số lượng càng lớn thì đơn giá trên mỗi hóa đơn càng rẻ (ví dụ: gói 3.000 số có thể chỉ còn khoảng 167đ/hóa đơn),.

3. Phí thiết kế mẫu: Các nhà cung cấp thường miễn phí mẫu hóa đơn cơ bản có sẵn. Nếu doanh nghiệp yêu cầu thiết kế riêng theo bộ nhận diện thương hiệu, chi phí có thể từ 500.000đ đến 2.000.000đ.

Doanh nghiệp nên xem xét khả năng tích hợp API của phần mềm HĐĐT với các hệ thống kế toán hoặc ERP đang dùng để tự động hóa quy trình. Ngoài ra, cần lưu ý về hóa đơn máy tính tiền – loại hóa đơn này thường có đơn giá rẻ hơn và phù hợp cho các mô hình bán lẻ, ăn uống, xăng dầu,,.